Il Calendar riunisce gli appuntamenti del team e permette all'agente IA e ai tuoi clienti di prenotare senza continui scambi di messaggi.
1. Organizza i calendari
- Ogni utente ha un calendario personale.
- Amministratori e supervisori possono creare calendari interni per sedi, sale, reparti o commerciali. Apri le impostazioni del calendario e vai ai calendari interni.
- Passa dalla vista giorno a settimana e mese e spunta di lato i calendari da mostrare. Ognuno ha il suo colore.
2. Crea un appuntamento
- Crea un nuovo evento.
- Scegli il calendario e compila titolo, descrizione, data e ora (o giornata intera).
- Collega il contatto (cerca per nome o telefono) e aggiungi invitati via email.
- Se serve, scegli una riunione online: tramite il fornitore collegato o Jitsi Meet.
- In seguito, segna la presenza come presente, assente o riprogrammato per alimentare i report.
3. Collega calendari esterni
Nelle impostazioni del calendario puoi collegare Google Calendar, Outlook o iCloud (verifica le integrazioni del tuo piano: Growth include Google Calendar, Business le include tutte). Per Google: apri Integrations, collega Google Calendar, scegli l'account, accetta i permessi e seleziona il calendario principale. Crea un evento di prova in Zapstro e controlla che compaia in Google. Anche le prenotazioni di Cal.com e Calendly possono arrivare tramite integrazione.
4. Fai prenotare l'IA
- Nelle impostazioni del calendario, autorizza l'agente IA a consultare la disponibilità e creare eventi.
- Imposta la tua disponibilità e il calendario in cui vanno le nuove prenotazioni.
- Nelle istruzioni dell'agente, indica il calendario e la regola: "Quando il cliente vuole una visita, controlla il calendario della dott.ssa Rossi, proponi fino a 3 orari nei prossimi giorni e prenota 30 minuti quando sceglie."
- Prova dal tuo telefono: chiedi un orario, spostalo, annullalo.
L'IA capisce date espresse in modo naturale come "domani", "martedì prossimo" o "il 9".
5. Condividi un link di prenotazione pubblico
Nelle impostazioni del calendario, attiva il link pubblico e imposta URL, titolo, descrizione, durata, intervallo tra gli orari, preavviso minimo, giorni e fasce orarie. Scegli il calendario che riceve le prenotazioni e quelli che devono bloccare gli orari occupati. Invia il link su WhatsApp, via email o nella bio.
6. Invia promemoria
- Apri le impostazioni del calendario e vai alla scheda dei promemoria (Reminders).
- Scegli il calendario.
- Crea i promemoria, ad esempio 24 ore e 1 ora prima.
- Scegli la connessione WhatsApp e il messaggio o il modello.
- Segui lo stato di ogni promemoria: in attesa, inviato, fallito o annullato.
7. Misura
Apri i report del calendario (icona del grafico) per vedere eventi creati, ore occupate, annullamenti, riprogrammazioni e con quanto anticipo si prenota. Esporta in CSV quando serve.