A Agenda reúne num só lugar os compromissos da equipa e permite que o agente de IA e os seus clientes marquem horários sem trocas de mensagens intermináveis.
1. Organize as agendas
- Cada utilizador tem uma agenda pessoal.
- Administradores e supervisores podem criar agendas internas para unidades, salas, setores ou comerciais. Abra as definições da agenda e entre em Agendas internas.
- Alterne entre vista de dia, semana e mês e marque na lateral as agendas a mostrar. Cada uma tem a sua cor.
2. Crie uma marcação
- Crie um novo evento.
- Escolha a agenda e preencha título, descrição, data e hora (ou dia inteiro).
- Associe o contacto (pesquise por nome ou telefone) e adicione convidados por email.
- Se precisar, escolha uma reunião online: pelo fornecedor ligado ou pelo Jitsi Meet.
- Mais tarde, marque a presença como compareceu, faltou ou reagendado, para alimentar os relatórios.
3. Ligue calendários externos
Nas definições da agenda pode ligar o Google Calendar, o Outlook ou o iCloud (consulte as integrações do seu plano: o Growth inclui o Google Calendar e o Business inclui todas). Para o Google: abra Integrações, ligue o Google Calendar, escolha a conta, aceite as permissões e selecione a agenda principal. Crie um evento de teste na Zapstro e confirme que aparece no Google. As marcações do Cal.com e do Calendly também podem entrar por integração.
4. Deixe a IA fazer marcações
- Nas definições da agenda, autorize o agente de IA a consultar a disponibilidade e criar eventos.
- Defina a sua disponibilidade e em que agenda ficam as novas marcações.
- Nas instruções do agente, indique a agenda e a regra: "Quando o cliente quiser uma consulta, veja a agenda da Dra. Silva, ofereça até 3 horários nos próximos dias e marque 30 minutos quando ele escolher."
- Teste a partir do seu telemóvel: peça um horário, reagende-o, cancele-o.
A IA percebe datas naturais como "amanhã", "terça-feira que vem" ou "dia 9".
5. Partilhe um link público de marcação
Nas definições da agenda, ative o link público e defina o URL, o título, a descrição, a duração, o intervalo entre horários, a antecedência mínima, os dias e as horas. Escolha a agenda que recebe as marcações e as agendas que devem bloquear horários ocupados. Envie o link pelo WhatsApp, por email ou na bio.
6. Envie lembretes
- Abra as definições da agenda e entre no separador Lembretes.
- Escolha a agenda.
- Crie lembretes, por exemplo 24 horas e 1 hora antes.
- Escolha a ligação de WhatsApp e a mensagem ou o modelo.
- Acompanhe o estado de cada lembrete: pendente, enviado, falhado ou cancelado.
7. Meça
Abra os relatórios da agenda (ícone de gráfico) para ver eventos criados, horas ocupadas, cancelamentos, reagendamentos e com que antecedência se marca. Exporte para CSV quando precisar.